Documentenbeheer voor vastgoed, op maat voor vastgoedbeheerders, verhuurders, woningcorporaties, VvE-beheerders en beleggers. Elk pand verzamelt in de loop der jaren honderden documenten: eigendomsstukken, vergunningen, energielabels, keuringsrapporten, verzekeringspolissen, huurcontracten en correspondentie. Wij bouwen een documentbeheersysteem waarin alles per pand en per huurder te vinden is, en waarin u nooit meer een verlopen certificaat mist.
- Alles per pand: elk document op een vaste plek, gekoppeld aan pand, eenheid, huurder of onderhoudstaak.
- Certificaten bewaakt: vervaldatums van keuringen en certificaten met tijdige waarschuwingen.
- Veilig: rechten per rol en per pand, versleutelde opslag en een volledige audit trail.
- Minder handwerk: huurcontracten en brieven automatisch opgesteld en digitaal ondertekend.
Het probleem: verspreide vastgoeddocumenten
In de meeste organisaties bestaan de documenten wel, maar ze staan overal: eigendomsakten bij juridische zaken, polissen in de mailbox van financiën, huurcontracten op een gedeelde schijf met een mappenstructuur die iedereen anders gebruikt. Wie snel een energielabel, keuringsrapport of contract nodig heeft, gaat zoeken. En een verlopen keuring merkt u pas als het te laat is.
Wat ons documentbeheersysteem voor vastgoed doet
Gestructureerde opslag. Documenten worden opgeslagen per pand, eenheid, documentsoort en de huurovereenkomst of onderhoudstaak waar ze bij horen. Bij het uploaden worden de belangrijkste gegevens vastgelegd, zoals pand, soort document, ingangs- en vervaldatum. Bestaande archieven brengen we in bulk over.
Certificaten en keuringen beheren. Energielabels, legionella-risicoanalyses, liftkeuringen, keuringen van brandmeld- en blusinstallaties, asbestinventarisaties en NEN 2767-conditiemetingen hebben een geldigheidsduur. Het systeem bewaakt elke vervaldatum over de hele portefeuille en waarschuwt bijvoorbeeld 90, 60 en 30 dagen vooraf. Een dashboard toont per pand of alles op orde is.
Huurdersdossiers. Huurovereenkomst met alle versies, correspondentie, opleverrapporten en financiële stukken per huurder. Begin- en eindinspecties kunnen met een app worden gemaakt en naast elkaar worden gelegd, als basis voor afspraken over schade en borg.
Eigendom, vergunningen en verzekeringen. Eigendomsakten, kadastrale gegevens, omgevingsvergunningen en verzekeringspolissen per pand, met signalering van verlengdatums.
Leveranciers en aannemers. Contracten, certificeringen en verzekeringsbewijzen van aannemers en installateurs, met bewaking van vervaldatums.
Documenten genereren. Huurovereenkomsten, huurverhogingsbrieven en servicekostenafrekeningen opgesteld vanuit uw eigen sjablonen, en verstuurd voor digitale ondertekening via bijvoorbeeld DocuSign.
Datarooms bij verkoop of herfinanciering. Stel in een paar klikken een afgeschermde dataroom samen met de documenten van een pand of portefeuille, en deel die via een tijdelijke, beveiligde link.
Veilige vastgoeddocumenten
Vastgoeddocumenten bevatten persoonsgegevens van huurders en vertrouwelijke financiële informatie. Toegang regelen we per rol en per pand, documenten worden versleuteld opgeslagen, en elke inzage of wijziging wordt vastgelegd. Persoonsgegevens verwerken we volgens de AVG, met bewaartermijnen per documentsoort. Voor identificatie van huurders kan iDIN worden gebruikt.
Koppelingen
- Vastgoedbeheer software: documenten direct zichtbaar bij het pand, de huurder en de onderhoudstaak.
- Boekhouding: facturen en afrekeningen gekoppeld aan de boekingen in Exact Online, AFAS of Twinfield.
- E-mail: binnenkomende facturen en certificaten automatisch bij het juiste pand opgeslagen.
- Huurdersportaal: huurders zien hun eigen contract en documenten.
Zo werken wij
- Kennismaking. Welke documenten, panden, processen en systemen u heeft.
- Ontwerp. Documentsoorten, mappenlogica, rechten en koppelingen in een ontwerp dat u beoordeelt.
- Bouw in korte sprints. We beginnen vaak met opslag en certificaatbewaking, en breiden daarna uit.
- Migratie. Uw bestaande archief overzetten en ordenen.
- Beheer. Hosting, beveiliging, updates en doorontwikkeling.
Veelgestelde vragen over documentenbeheer voor vastgoed
Waarom geen SharePoint of een gewone gedeelde schijf?
Die zijn prima om bestanden op te slaan, maar weten niet welk document bij welk pand hoort of wanneer een certificaat verloopt. Een documentbeheersysteem voor vastgoed koppelt documenten aan panden en huurders en bewaakt vervaldatums. We kunnen SharePoint wel als opslag gebruiken en de vastgoedlogica erbovenop bouwen.
Kunnen we ons bestaande archief overzetten?
Ja. We migreren bestaande documenten in bulk, ordenen ze per pand en documentsoort, en lezen waar mogelijk gegevens zoals vervaldatums automatisch uit.
Welke certificaten kan het systeem bewaken?
Elk document met een vervaldatum: energielabels, legionella-analyses, lift- en installatiekeuringen, asbestinventarisaties, conditiemetingen, verzekeringen en contracten. U bepaalt zelf de soorten en de waarschuwingstermijnen.
Is de broncode van ons?
Dat kan. Het eigendom van de broncode leggen we vast in de overeenkomst, en de code kan volledig van u zijn, inclusief documentatie en tests.