Verkoopt u via bol en doet u uw administratie in AFAS of Exact Online? Dan typt iemand in uw bedrijf waarschijnlijk orders over, boekt de afrekening van bol met de hand of zoekt aan het eind van de maand uit waarom het saldo niet klopt. Een koppeling lost dat op, maar alleen als u vooraf een paar keuzes maakt. In dit artikel leest u welke gegevens er heen en weer moeten, welke keuzes dat zijn en waar het in de praktijk meestal misgaat.
Wat moet er eigenlijk gekoppeld worden?
"Bol koppelen aan AFAS" klinkt als één koppeling, maar het zijn er in de praktijk vijf, elk met een eigen richting en ritme:
- Orders: van bol naar AFAS of Exact, zodat de verkoop, de voorraadmutatie en later de omzet in uw administratie staan.
- Voorraad en aanbod: van uw systeem naar bol, zodat u niet meer verkoopt dan u hebt. Verkoopt u ook via een eigen webshop of andere marktplaatsen, dan moet de voorraad op alle kanalen kloppen.
- Verzending: track-and-trace terug naar bol, op tijd, anders ziet bol de order als niet op tijd verzonden.
- Retouren en annuleringen: terug naar uw administratie als creditering en voorraadcorrectie.
- De financiële afrekening: wat bol u uitbetaalt, welke commissie en kosten daarvan af gaan, en hoe dat aansluit op uw bank.
De eerste vier gaan over logistiek en zijn goed te automatiseren via de Retailer API van bol. De vijfde gaat over boekhouding, en daar zit in onze ervaring het meeste werk en de meeste fouten.
Eerst kiezen: welk systeem is leidend?
Voordat er één regel code geschreven wordt, moet per soort gegeven vaststaan welk systeem de waarheid bevat. Anders overschrijven systemen elkaar en weet niemand meer welke prijs of voorraad klopt.
- Artikelen en EAN-codes: meestal leidend in AFAS of Exact. Bol gebruikt de EAN als sleutel, dus elk artikel dat u op bol verkoopt, moet in uw administratie dezelfde EAN hebben.
- Voorraad: leidend in uw voorraadsysteem. Dat kan AFAS of Exact zijn, maar ook een apart WMS. Belangrijk is dat er maar één bron is.
- Verkoopprijzen op bol: vaak bewust los van uw andere prijzen, omdat de commissie per categorie verschilt. Bepaal of die prijzen in AFAS of Exact staan, of alleen in bol of een prijstool.
- Orders: leidend in bol tot ze verzonden zijn; daarna in uw administratie.
Hoe boekt u de orders?
Een order van bol moet ergens in uw administratie landen. De belangrijkste keuze is op welke debiteur u boekt:
- Eén verzameldebiteur "bol": alle orders op één debiteur, met het ordernummer van bol als referentie. Eenvoudig en het sluit aan op hoe het geld binnenkomt, namelijk via bol. U bewaart dan ook geen klantgegevens die u niet nodig hebt.
- Een debiteur per klant: alleen zinvol als u klantgegevens echt nodig hebt, bijvoorbeeld voor zakelijke klanten die een factuur op naam vragen. Houd er rekening mee dat u dan persoonsgegevens opslaat, met de plichten uit de AVG die daarbij horen.
Welke variant past, hangt af van uw btw-situatie, uw rapportages en wat uw accountant wil. Leg die keuze vooraf bij uw accountant neer. Achteraf omzetten kost veel meer tijd.
De afrekening van bol: de lastigste stap
De klant betaalt bol. Bol betaalt u periodiek het verkoopbedrag uit, minus de commissie en andere kosten, en stuurt u daarvoor een factuur met specificatie. Op uw bankrekening komt dus één nettobedrag binnen dat bestaat uit honderden orders, retouren en kostenposten.
De fout die we het vaakst zien: alleen dat nettobedrag als omzet boeken. Dan klopt uw omzet niet en raakt u het zicht op wat bol u kost. De nette manier:
- De omzet bruto boeken per order of per periode, zoals de klant hem betaald heeft.
- De commissie en kosten van bol als inkoop boeken, op basis van de factuur van bol.
- De uitbetaling afletteren tegen de openstaande posten op de verzameldebiteur, zodat de bankregel precies aansluit.
Juist dit afletteren is waar een goede koppeling tijd bespaart: per uitbetaling automatisch uitzoeken welke orders, retouren en kosten erin zitten, en alleen de verschillen aan een medewerker voorleggen. Meer hierover leest u bij reconciliatie.
Btw: Nederland en België
Bol verkoopt aan klanten in Nederland en België. Verkoopt u vanuit Nederland aan Belgische consumenten, dan gaat u boven de Europese drempel voor afstandsverkopen Belgische btw rekenen, meestal aangegeven via de OSS-regeling. Uw koppeling moet dus per order weten in welk land de klant zit en daar de juiste btw-code bij kiezen. Belgische zakelijke klanten met een geldig btw-nummer krijgen een factuur zonder btw, als intracommunautaire levering. Neem die gevallen mee in het ontwerp, niet pas als de eerste klant erom vraagt.
Eigen verzending of Logistiek via bol?
Verstuurt u zelf, dan komen de orders bij u binnen, verwerkt uw magazijn ze en stuurt de koppeling de track-and-trace terug naar bol. Gebruikt u Logistiek via bol (LVB), dan ligt een deel van uw voorraad in het magazijn van bol en verstuurt en verwerkt bol zelf de orders en retouren.
Voor de koppeling betekent LVB: zet de voorraad bij bol als aparte magazijnlocatie in AFAS of Exact, boek leveringen aan bol als voorraadverplaatsing en niet als verkoop, en haal de verkopen en retouren uit bol op om die locatie bij te werken. Anders denkt uw administratie dat u voorraad hebt die al lang bij een klant ligt.
Standaardkoppeling, koppelplatform of maatwerk?
Er zijn drie routes, en de goedkoopste route is niet altijd de beste:
- Een standaardkoppeling uit de app-store van AFAS of Exact, of van een gespecialiseerde leverancier. Snel live en geschikt als uw processen dicht bij het standaardproces liggen: één kanaal, eigen verzending, eenvoudige btw.
- Een koppelplatform (iPaaS) waarin u stromen tussen systemen configureert. Handig als u veel systemen koppelt en iemand in huis hebt die het beheert. Complexe regels, zoals het afletteren van uitbetalingen, worden er wel snel onoverzichtelijk in.
- Maatwerk via de API's van bol en AFAS of Exact Online. Zinvol bij hoge volumes, meerdere kanalen, LVB naast eigen verzending, of afwijkende boekingsregels. U bepaalt dan zelf hoe fouten zichtbaar worden en wat er gebeurt als een systeem even niet bereikbaar is.
Begin bij de standaardkoppeling als die uw proces dekt. Merkt u dat medewerkers eromheen gaan werken met Excel en handmatige correcties, dan is dat het moment om naar maatwerk te kijken.
Valkuilen die we in de praktijk tegenkomen
- Dubbele orders: als de koppeling na een storing opnieuw ophaalt, mag dezelfde order niet twee keer in AFAS of Exact komen. Controleer altijd op het ordernummer van bol voordat u boekt.
- Gedeeltelijke verzending en annulering: een order met drie regels kan in delen verzonden of deels geannuleerd worden. Werk per orderregel, niet per order.
- Asynchrone verwerking bij bol: veel acties, zoals het doorgeven van een zending, worden bij bol in een wachtrij gezet. De koppeling moet controleren of de actie echt gelukt is, anders denkt u dat iets verzonden is terwijl bol het nooit heeft geaccepteerd.
- Limieten van de API's: bol, AFAS en Exact Online beperken hoeveel verzoeken u per periode mag doen. Bouw de koppeling zo dat hij rustig wacht en later verdergaat, in plaats van data kwijt te raken.
- Afronding: bedragen per regel en per order kunnen een cent verschillen tussen systemen. Spreek af waar u afrondt, anders sluit de uitbetaling nooit precies aan.
- Geen zicht op fouten: een koppeling die stil faalt is erger dan geen koppeling. Zorg voor een overzicht van mislukte berichten en een melding als er iets blijft hangen.
Checklist voordat u begint
- Per gegeven (artikelen, voorraad, prijzen, orders) vastgelegd welk systeem leidend is.
- Elk bol-artikel heeft dezelfde EAN in AFAS of Exact.
- Met uw accountant afgesproken: verzameldebiteur of debiteur per klant, en hoe omzet, commissie en uitbetaling geboekt worden.
- Btw-codes voor Nederland, België en intracommunautaire leveringen klaar in de administratie.
- Bij LVB: een aparte magazijnlocatie voor de voorraad bij bol.
- Afgesproken wie fouten in de koppeling ziet en oplost, en binnen welke tijd.
Twijfelt u welke route bij u past, of loopt een bestaande koppeling vast op de afrekening of het afletteren? We kijken graag met u mee. Zie ook onze pagina's over bol koppelen, multichannel verkoop en voorraad synchroniseren, of neem contact op.