Overzicht
Een order is een belofte: het juiste product, op het juiste adres, op tijd en voor de afgesproken prijs. Zijn de stappen tussen bestelling en levering handwerk, verspreid over systemen of afhankelijk van iemand die op het juiste moment het juiste scherm bekijkt, dan glippen orders erdoorheen. Beloften worden gebroken, en het herstellen van fouten kost de marge die de verkoop had moeten opleveren.
Een orderbeheersysteem (OMS) geeft elke order een vaste, geautomatiseerde route van ontvangst tot levering. Uit welk kanaal een order ook komt, hoe hij ook moet worden geleverd en wat er onderweg ook misgaat: elke order volgt hetzelfde proces, met vaste stappen, regels en een afhandeling voor elke situatie.
Wij bouwen orderbeheersystemen op maat voor webwinkels, groothandels en retailers met meerdere kanalen, voor wie het orderbeheer van hun webshopplatform niet meer genoeg is.
Wat het systeem doet
Orders samenbrengen. Orders komen uit uw eigen webshop, marktplaatsen, B2B-portalen, telefoon en e-mail, en via EDI van groothandelsklanten. Het OMS zet ze allemaal om naar één ordermodel en bevestigt de ontvangst aan elke bron in het formaat dat die verwacht.
Orders controleren. Voordat een order naar het magazijn gaat, controleert het systeem de voorraad, het adres, de betaalstatus en signalen van fraude, en past het uw eigen regels toe.
De juiste fulfilmentroute. Niet elke order wordt op dezelfde manier geleverd. Het eigen magazijn, een fulfilmentpartner, een dropshipleverancier of afhalen in de winkel: het systeem kiest per order de juiste route.
Picken, inpakken en verzenden. Het OMS maakt picklijsten, regelt batchpicking, maakt pakbonnen en verzendlabels per kanaal, en registreert de verzending met de trackingcode.
Labels via vervoerders. Labels komen via koppelingen met Sendcloud, MyParcel, PostNL en DHL, met de vervoerder en de dienst automatisch gekozen op basis van de order.
Status en klantberichten. Het systeem volgt de status van elke order en stuurt de klant op de juiste momenten bericht.
Retouren. Een retour start in het OMS en wordt gevolgd tot ontvangst, controle, terug in voorraad of afschrijving, en de terugbetaling of creditering.
Financiële aansluiting. Het OMS levert de cijfers voor de boekhouding, zoals inhoudingen door marktplaatsen, verzendkosten en terugbetalingen, en boekt ze in Exact Online, AFAS of uw eigen boekhoudpakket.
Uitzonderingen afhandelen
Toch niet op voorraad. Voorraad die beschikbaar leek bij de bestelling, kan op zijn als de order het magazijn bereikt. Het OMS ziet dat en volgt de afspraak die u heeft vastgelegd: de klant informeren, een deellevering aanbieden, in backorder zetten of annuleren.
Adresproblemen. Een adres dat de controle van de vervoerder niet doorstaat, valt op voordat het label wordt gemaakt, niet erna.
Betaling niet rond. Een order zonder bevestigde betaling blijft staan tot de betaling in orde is.
Problemen bij de levering. Een gemiste ophaling, een fout in het magazijn of een dropshipleverancier die een order weigert: het systeem ziet het en escaleert, in plaats van dat de order ongemerkt blijft liggen.
Gesplitste zendingen. Kan een order niet vanaf één locatie worden geleverd, dan splitst het systeem hem in meerdere zendingen, met tracking en klantberichten die op elkaar aansluiten.
Eisen per kanaal
Bol.com. Bol.com verwacht dat u orders op tijd verwerkt en verzendt binnen de levertijd die u heeft opgegeven, met de vervoerder en trackingcode in het juiste formaat, en dat retouren via de retouren-API lopen. Te laat verzenden of annuleren kost punten in de prestatiescore, en dat raakt uw zichtbaarheid. Het OMS bewaakt die termijnen.
Amazon. Bevestiging en verzending binnen de termijnen van Amazon, verzendbevestiging met geldige tracking, en voorraadbeheer voor FBA als u Amazon laat leveren.
Eigen webshop. Afhandeling die past bij de klantervaring van uw winkel: verzendmails in uw huisstijl, een eigen trackingpagina en zelf een retour aanmelden.
B2B en groothandel. Orderbevestigingen in het formaat dat de afnemer verwacht, zoals EDIFACT ORDRSP of een pdf, en verzendberichten (DESADV) voor afnemers die dat eisen.
Koppelingen
Verkoopkanalen. Shopify, WooCommerce, Bol.com, Amazon en de API van een eigen storefront, voor het ophalen van orders en het terugmelden van de status.
Vervoerders. Sendcloud, MyParcel, PostNL, DHL en UPS voor labels, ophaalafspraken en tracking.
ERP en boekhouding. Exact Online, AFAS en Twinfield voor de financiële verwerking: omzet, inhoudingen en verzendkosten.
Dropship. Inkooporders naar dropshipleveranciers en hun verzendbevestigingen terug.
Gebruikte technologieën
- Rust en C# / ASP.NET Core: het ophalen van grote aantallen orders, statusverwerking, routeringslogica, koppelingen met vervoerders en ERP, en EDI
- React / Next.js met TypeScript: het operationele scherm, het orderdashboard en trackingpagina's voor klanten
- SQL (PostgreSQL, MySQL) en Redis: orders, fulfilmenthistorie, financiële gegevens, en de actuele verwerkingsstatus
- REST en webhooks: koppelingen met kanalen en logistieke partners
- Sendcloud, MyParcel en PostNL: labels en vervoerders
- Shopify, WooCommerce, Bol.com en Amazon: orders per kanaal
- Exact Online, AFAS en Twinfield: boekhouding
- SMTP en sms: berichten aan klanten
Eigen OMS of het orderbeheer van uw platform
Elk webshopplatform heeft orderbeheer. De grenzen worden zichtbaar als uw bedrijf groeit voorbij waar het platform voor is gemaakt. Het orderbeheer van een platform is ontworpen rond het eigen kanaal: orders uit dat platform gaan goed, andere kanalen passen er moeizaam of niet in.
Een OMS op maat is ontworpen rond uw bedrijf: uw kanalen, uw manieren van leveren, uw vervoerders, uw uitzonderingen en de systemen waarmee u werkt.
Veelgestelde vragen
Hebben we een apart OMS nodig?
Niet altijd. Zodra u via meerdere kanalen verkoopt of vanaf meerdere locaties verzendt, bespaart een centraal OMS meestal tijd en fouten vergeleken met de orderschermen van elk platform.
Met welke kanalen en systemen kan het koppelen?
Met webshops zoals Shopify, WooCommerce en Magento, marktplaatsen zoals Bol.com en Amazon, B2B-portalen en EDI, en met uw WMS, 3PL, boekhouding en vervoerders.
Hoe worden uitzonderingen afgehandeld?
Orders die niet door de controle op gegevens, betaling of voorraad komen, gaan met de reden naar een wachtrij. Uw team handelt de uitzonderingen af en de rest loopt automatisch door.
Kan het orders over magazijnen verdelen?
Ja. Regels bepalen per orderregel vanaf welke locatie die wordt verzonden, op basis van voorraad, locatie en kosten.
Wie is eigenaar van de code?
Het eigendom van de broncode wordt in het contract vastgelegd, en de code kan volledig van u zijn, inclusief documentatie en tests.
Zie ook magazijnkoppeling, retourbeheer, Shopify-koppeling en vervoerder-koppelingen.
Van bestelling tot levering
Met een goed orderbeheersysteem lopen orders door zonder dat iemand ze aanraakt, vallen uitzonderingen meteen op, en vraagt groei niet om evenveel extra mensen. Vertel ons via welke kanalen u verkoopt en waar orders nu blijven hangen.