Overzicht
De controller werkt op het snijvlak van financiƫle data, bedrijfsprocessen en rapportageplichten. Controllers zijn verantwoordelijk voor de juistheid van de cijfers, zoals de maandafsluiting, de afstemmingen, de afwijkingsanalyse en het rapportagepakket voor het management, en voor de processen die die cijfers elke periode betrouwbaar opleveren.
De tools waarmee de meeste controllers werken, zijn daar niet voor gemaakt. De boekhouding registreert transacties, het ERP stuurt de operatie, en de spreadsheet vult het gat ertussen: de afsluitchecklist, het afstemmingsmodel, het consolidatiebestand en het sjabloon voor toelichtingen. Spreadsheets zijn flexibel en vertrouwd, maar ze dwingen geen proces af, laten niet zien wie waar staat en houden fouten niet tegen voordat ze in het eindrapport staan.
Controller tooling vervangt die spreadsheets door software die zich gedraagt als een echt proces. Ze dwingt de afsluitchecklist af, volgt de status van afstemmingen, stuurt goedkeuringen rond, markeert afwijkingen die een toelichting nodig hebben en legt de audittrail vast.
Wij bouwen controller tooling op maat voor financeteams en controllers, rond hun eigen afsluiting, rapportage, afstemmingen en financiƫle systemen.
Wat de software doet
De maandafsluiting. De afsluiting is een vaste reeks taken, zoals memoriaalboekingen, afstemmingen, aansluiting van subadministraties, bevestiging van onderlinge posities en review, die in de juiste volgorde, door de juiste mensen en binnen de afsluittermijn moeten gebeuren.
De software bouwt de afsluiting rond uw eigen taken, de afhankelijkheden ertussen, de verantwoordelijken en de deadlines. Elke taak heeft een eigenaar, een deadline, een status en een criterium voor gereed. Taken die van andere afhangen, starten pas als die klaar zijn. Taken die te laat zijn, worden automatisch geƫscaleerd.
Afstemmingen. Elke balansrekening heeft een vast afstemmingssjabloon. De afstemming gebeurt in het systeem, niet in een losse spreadsheet, de status van elke afstemming is direct zichtbaar, en de aftekening van de reviewer staat erbij.
De sjablonen passen bij het soort rekening: een bankafstemming die transacties matcht met het afschrift, een debiteurenafstemming met de ouderdom van openstaande facturen, en een afstemming tussen groepsmaatschappijen die de onderlinge posities vergelijkt.
Memoriaalboekingen. Boekingen volgen een vaste weg: voorbereiden met de berekening als bijlage, review door de juiste persoon en goedkeuring voor het boeken, met een volledige audittrail van wie elke boeking voorbereidde, beoordeelde en goedkeurde, en wanneer.
Toelichting op afwijkingen. De software vindt afwijkingen boven de drempel automatisch, vraagt de juiste budgethouder om een toelichting, verzamelt die in het systeem en zet ze in het rapportagepakket.
Onderlinge posities. Elke entiteit levert haar onderlinge posities aan, die worden vergeleken met die van de tegenpartij. Verschillen worden getoond om op te lossen, en de bevestiging wordt vastgelegd zodra beide partijen het eens zijn.
Het rapportagepakket. De software stelt het pakket automatisch samen uit de afsluiting, en werkt het bij naarmate afstemmingen klaar zijn, toelichtingen binnenkomen en goedkeuringen zijn gegeven.
Zicht op de afsluiting
Dashboard. De status van elke taak, afstemming, boeking en openstaande toelichting, samengevat in het overzicht van de controller.
Knelpunten. Een taak die vertraging oploopt, houdt alle taken op die ervan afhangen. Het dashboard laat die knelpunten zien.
Afsluiting door de tijd. De doorlooptijd per taak en per werkstroom, vergeleken over periodes, zodat u ziet welke taken steeds uitlopen.
Verdeling van het werk. Hoe het afsluitwerk over het team is verdeeld, en of het te veel bij een paar mensen ligt.
Audittrail en governance
Volledige audittrail. Elke handeling in het systeem wordt gelogd: wie welke taak afrondde, wanneer, met welke bijlagen, en wie beoordeelde en goedkeurde.
Aftekening van afstemmingen. De volledige keten van voorbereider en reviewer per afstemming, bewaard zolang de accountant of toezichthouder dat kan vragen.
Goedkeuring van boekingen. De volledige goedkeuringsketen per boeking, met de onderbouwing als bijlage.
Functiescheiding. Het systeem dwingt functiescheiding af in de workflow: wie een boeking maakt, kan die niet zelf goedkeuren, en wie een afstemming maakt, kan niet de enige reviewer zijn.
Koppelingen
Exact Online. Proef- en saldibalans en grootboek uit Exact Online voor afstemmingen en afwijkingsanalyse. Boekingen die in de tool zijn voorbereid, worden na goedkeuring via de API in Exact Online geboekt.
AFAS. Kostenplaatssaldi, projectkosten en salarisoverzichten, voor organisaties met AFAS als financieel hoofdsysteem.
Twinfield. Grootboek en dimensies, ook over meerdere administraties, voor afstemmingen en onderlinge posities.
SAP. Controlling, kostenplaatsen en winstcentra, voor organisaties met SAP als hoofdsysteem.
Bank. Bankdata via een directe koppeling of CAMT.053-bestanden voor automatische bankafstemming.
Gebruikte technologieƫn
- Rust en C# / ASP.NET Core: snelle dataverwerking, het ophalen van de proefbalans, automatisch matchen, koppelingen met financiƫle systemen en Excel via OpenXML
- React / Next.js met TypeScript: het afsluitbeheer, afstemmingssjablonen, de workflow voor toelichtingen en het rapportagepakket
- SQL (PostgreSQL, MySQL) en Redis: afsluittaken, afstemmingen, het archief van boekingen en de audittrail, plus meldingen
- REST en webhooks: het ophalen van data en het aanleveren van boekingen
- Exact Online, AFAS, Twinfield en SAP: proefbalans, werkelijke cijfers en boekingen
- OpenXML en EPPlus: afstemmingssjablonen en onderdelen van het rapportagepakket in Excel
- E-mail: taken, waarschuwingen en goedkeuringen
Het gereedschapsprobleem van de controller
Controllers horen bij de technisch sterkste mensen in finance, en zijn tegelijk het meest afhankelijk van tools die niet voor hun werk zijn gemaakt. Een flink deel van hun tijd, en die van hun team, gaat naar het onderhouden van de spreadsheets tussen de systemen, in plaats van naar de analyse en het oordeel waarvoor de functie bestaat. Dat deel groeit mee met de omvang en complexiteit van de organisatie.
Controller tooling op maat draait dat om. De tijd die opging aan de checklist in Excel, het najagen van afstemmingen en het verzamelen van toelichtingen uit e-mails, gaat naar het financiƫle werk dat die processen moesten ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Wat omvat controller tooling meestal?
Een afsluitchecklist met eigenaren en deadlines, het voorbereiden en goedkeuren van journaalposten, automatische controles op saldi en overlopende posten, en een overzicht van waar de afsluiting staat.
Werkt het met ons ERP?
Ja. Het leest uit uw ERP of boekhoudpakket en schrijft er waar nuttig naar terug, zodat gegevens niet worden geƫxporteerd en opnieuw ingevoerd.
Hoe helpt het de accountant?
Elke stap, goedkeuring en correctie wordt vastgelegd met wie, wat en wanneer, zodat het bewijs voor de afsluiting klaarligt in plaats van achteraf te worden verzameld.
Kunnen we klein beginnen?
Ja. Veel teams beginnen met de afsluitchecklist en de controles die de meeste tijd kosten, en breiden later uit.
Wie is eigenaar van de code?
Het eigendom van de broncode wordt in het contract vastgelegd, en de code kan volledig van u zijn, inclusief documentatie en tests.
Zie ook afstemmingssoftware, audittrailsoftware en bedrijfsautomatisering.
Een afsluiting met structuur
Met de periodeafsluiting legt de organisatie verantwoording af. Tooling die de stappen afdwingt, de status toont en het bewijs bewaart, geeft de controller tijd om te analyseren in plaats van spreadsheets na te jagen. Vertel ons hoe uw afsluiting nu verloopt en hoe lang ze duurt.