Overzicht
De periode tussen het tekenen van het contract en het moment waarop een nieuwe medewerker volledig meedraait, is een van de duurste en belangrijkste van het dienstverband. Gaat de onboarding goed, dan heeft de nieuwe collega snel de informatie, toegang, spullen en contacten die nodig zijn om bij te dragen. Gaat ze slecht, dan begint de collega in chaos en gaat de eerste week op aan administratie die al geregeld had moeten zijn.
Onboardingsoftware brengt structuur en automatisering in dat proces. Elke taak is vastgelegd, heeft een eigenaar en wordt gevolgd. Elke stap start de volgende. Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht, en wanneer.
Wij bouwen onboardingtools op maat voor HR-teams die een onboarding willen die past bij hun organisatie.
Wat de tools doen
Voor de eerste werkdag. De tijd tussen het tekenen en de eerste dag kunt u goed gebruiken. Het systeem verzamelt dan de gegevens die u nodig heeft, regelt de administratie waarvoor de medewerker niet aanwezig hoeft te zijn, en geeft de nieuwe collega de informatie om goed voorbereid te beginnen.
Via een eigen portaal levert de nieuwe medewerker persoonsgegevens voor HR en salaris, bankgegevens, noodcontacten, een kopie van het identiteitsbewijs (de werkgever moet dit controleren en bewaren voor de loonheffingen) en de opgaaf gegevens voor de loonheffingen. Een welkomstbericht vertelt wat de collega op de eerste dag kan verwachten.
Taken regelen. Bij onboarding zijn meerdere afdelingen betrokken, in een vaste volgorde en binnen vaste termijnen. IT maakt accounts aan en regelt een laptop, facilitair zorgt voor een werkplek, HR rondt het contract af.
Per functie legt het systeem de takenlijst vast en regelt de uitvoering. Elke taak heeft een eigenaar en een deadline. Taken die van andere afhangen, starten pas als die klaar zijn. Taken die over hun deadline gaan, worden automatisch geëscaleerd.
Toegang tot systemen. Via Active Directory, Google Workspace of Auth0 worden accounts automatisch aangemaakt zodra de onboarding de juiste fase bereikt, met de standaardrechten die bij de functie horen.
Documenten. Het systeem verzamelt de benodigde documenten, stuurt ze ter ondertekening waar dat nodig is, bewaart de getekende versies in het personeelsdossier en houdt bij wat nog ontbreekt.
Het arbeidscontract wordt gemaakt uit de afgesproken voorwaarden, digitaal naar de nieuwe medewerker gestuurd en daarna door de bevoegde persoon namens het bedrijf getekend.
Inwerkprogramma. Onboarding is meer dan administratie: het is de kennismaking met de organisatie, de functie en het team. Per functie legt een inwerkprogramma vast welke introducties, trainingen en activiteiten erbij horen.
Leidinggevende en buddy. De leidinggevende krijgt een duidelijke leidraad: wat te regelen voordat de collega begint, wat te bespreken in het eerste gesprek en wanneer feedback te geven.
De proeftijd. Het systeem plant de evaluaties in de proeftijd, verzamelt feedback van de leidinggevende en anderen en legt de uitkomst vast. In Nederland is een proeftijd niet toegestaan bij contracten van zes maanden of korter, duurt hij maximaal één maand bij contracten tot twee jaar, en maximaal twee maanden bij langere of vaste contracten. De evaluaties moeten dus vanaf dag één gepland zijn.
Koppelingen
AFAS. Het personeelsdossier in AFAS wordt aangemaakt uit de gegevens die tijdens de onboarding zijn verzameld, zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te typen.
Exact Online. De kostenplaats en salarisgegevens van de nieuwe medewerker gaan naar Exact Online, voor de financiële rapportage vanaf de eerste dag.
Active Directory en Google Workspace. Accounts, groepen en licenties worden aangemaakt vanuit de onboarding.
Salarisverwerkers. Persoonsgegevens, salaris, fiscale gegevens en de aanmelding voor het pensioen gaan naar de salarisadministratie in het formaat dat die vraagt.
Offboarding
Tegenover onboarding staat offboarding aan het einde van het dienstverband. De software begeleidt het vertrek: toegang intrekken, apparatuur inleveren, de eindafrekening, het getuigschrift waar de medewerker om kan vragen, het exitgesprek en de overdracht van kennis.
Gebruikte technologieën
- Rust en C# / ASP.NET Core: de workflowengine, het automatisch aanmaken van accounts, meldingen en de koppelingen met AFAS en Exact Online
- React / Next.js met TypeScript: het onboardingportaal, de schermen voor leidinggevenden en buddy's, en het dashboard voor HR
- SQL (PostgreSQL, MySQL) en Redis: workflows, taken, documenten en medewerkersgegevens, plus de actuele status
- REST en webhooks: koppelingen met HR- en bedrijfssystemen
- AFAS en Exact Online: personeelsdossier en salaris
- Active Directory en Google Workspace: accounts en rechten
- Digitaal ondertekenen: contracten en documenten
- AWS S3: opslag van documenten
- E-mail en sms: taken, welkomstberichten en herinneringen
Wat een slechte start kost
Een slechte onboarding heeft kosten die u direct ziet: de nieuwe collega zonder toegang op de eerste dag, het contract dat nog niet was getekend, of de salarisgegevens die niet op tijd klaarstonden voor de eerste betaling. Daarnaast zijn er kosten die lastiger te meten zijn: medewerkers met een slechte start vertrekken vaker vroeg en hebben meer tijd nodig om volledig mee te draaien.
Veelgestelde vragen
Wat kan een nieuwe medewerker vóór de eerste dag regelen?
Persoons- en salarisgegevens invullen, het identiteitsbewijs uploaden, het contract digitaal ondertekenen, beleid lezen en kennismaken met het team en het programma van de eerste week, allemaal via een pre-boardingportaal.
Kunnen accounts automatisch worden aangemaakt?
Ja. Zodra de onboarding de juiste fase bereikt, worden accounts en licenties in Microsoft 365, Google Workspace of andere systemen aangemaakt op basis van de functie, en bij vertrek weer verwijderd.
Koppelt het met AFAS?
Ja. De gegevens die de nieuwe medewerker invult, maken het medewerkersdossier in AFAS aan, zodat niets dubbel wordt ingevoerd en de salarisadministratie op tijd klaar is voor de eerste salarisrun.
Hoort offboarding erbij?
Ja. Vertrek volgt dezelfde aanpak: toegang op tijd ingetrokken, apparatuur ingeleverd, de eindafrekening, het getuigschrift op verzoek en een overdracht van kennis.
Wie is eigenaar van de code?
Het eigendom van de broncode wordt in het contract vastgelegd, en de code kan volledig van u zijn, inclusief documentatie en tests.
Zie ook medewerkersportaal, AFAS-koppeling en bedrijfsautomatisering.
Onboarding die mensen een goede start geeft
De ervaring van een nieuwe medewerker begint zodra het contract is getekend. Wij bouwen onboarding rond uw functies, systemen en documenten, zodat elke nieuwe collega voorbereid begint en niets afhangt van iemand die een taak moet onthouden. Vertel ons hoe uw onboarding nu loopt.