Dossierbeheer software op maat voor advocatenkantoren, notariskantoren en juridische afdelingen. Een juridische zaak is meer dan een map met stukken: partijen, termijnen, taken, correspondentie, uren en financiën bepalen samen waar een dossier staat. Wij bouwen zaakbeheersoftware die dat overzicht geeft, ingericht op de werkprocessen van uw praktijk.
- Geen gemiste termijnen: termijnen automatisch berekend en bewaakt, met waarschuwingen en escalatie.
- Conflictcheck bij openen: nieuwe cliënten en wederpartijen direct gecontroleerd tegen alle bestaande relaties.
- Alles in het dossier: stukken, e-mails, notities, taken en uren op één plek, doorzoekbaar.
- Rechten per dossier: alleen wie aan een zaak werkt, ziet hem.
Wat goede dossierbeheer software doet
Dossierstructuur per zaaktype. Elk dossiertype krijgt vaste velden, taken en documenten. Een incassozaak ziet er anders uit dan een fusie of een arbeidszaak, en de software volgt dat.
Termijnen en taken. Een gemiste termijn kan grote gevolgen hebben. De software berekent termijnen vanaf een triggerdatum, zoals een betekening of uitspraak, wijst ze toe aan de verantwoordelijke en escaleert als er niets gebeurt.
Partijen en conflictcheck. Cliënten, wederpartijen, advocaten, rechtbanken en deskundigen in één relatiebeheer. Bij het openen van een dossier wordt automatisch gecontroleerd op belangenconflicten, en u kunt het cliëntonderzoek vastleggen.
Documenten en sjablonen. Brieven, overeenkomsten en processtukken worden opgesteld vanuit modellen met dossiergegevens al ingevuld. Versies blijven bewaard. Zie ook documentautomatisering.
Correspondentie. E-mails uit Outlook worden met één klik aan het juiste dossier gekoppeld, net als telefoonnotities en vergaderverslagen.
Tijdregistratie. Uren schrijven per dossier en activiteit, als basis voor declaraties en managementinformatie. Zie tijdschrijven en declareren.
Workflows. Terugkerende stappen worden geautomatiseerd: is stap A afgerond, dan start stap B, met vertakkingen afhankelijk van de zaak.
Cliëntportaal. Cliënten zien desgewenst zelf de voortgang, delen stukken en ondertekenen digitaal, bijvoorbeeld via DocuSign.
Voor elke juridische praktijk
- Procespraktijk: processtukken, zittingsdata en termijnen per instantie.
- Ondernemingsrecht: transacties met closing checklists, partijen en documentversies.
- Arbeidsrecht: dossiers met korte termijnen en veel correspondentie.
- Notariaat: akten, cliëntonderzoek en vaste stappen per type transactie.
- Juridische afdelingen: interne zaken en adviesaanvragen, met uren voor capaciteitsplanning in plaats van facturatie, en koppeling met contractbeheer.
Koppelingen
Documentbeheer zoals SharePoint of iManage, e-mail via Outlook of Gmail, samenwerking via Microsoft Teams, en de boekhouding via Exact Online, AFAS of Twinfield. Werkt u al met een praktijkmanagementpakket met een API, dan kunnen we daar ook op aansluiten.
Dossierbeheer software laten ontwikkelen: zo werken wij
- Kennismaking. We bespreken uw dossiertypes, termijnen, documenten en systemen. Een geheimhoudingsovereenkomst tekenen we desgewenst vooraf.
- Ontwerp. Dossierstructuur, rechten en koppelingen in een ontwerp dat u beoordeelt voordat er gebouwd wordt.
- Bouw in korte sprints. Met een testomgeving waarin uw medewerkers meekijken.
- Migratie en invoering. Lopende dossiers en relaties overzetten, medewerkers inwerken.
- Beheer. Hosting, beveiliging, updates en doorontwikkeling.
Veelgestelde vragen over dossierbeheer software
Wat is het verschil met een standaard praktijkmanagementpakket?
Een standaardpakket werkt goed als uw werkwijze erbij past. Maatwerk volgt uw eigen dossiertypes, termijnregels, documenten en koppelingen. Soms is een uitbreiding op uw bestaande pakket de beste route; dat bespreken we eerlijk.
Kunnen bestaande dossiers worden overgezet?
Ja. We migreren dossiers, relaties, documenten en historie vanuit uw huidige systeem, Excel of netwerkschijf, en controleren samen met u of alles compleet is.
Hoe wordt vertrouwelijkheid geborgd?
Met rechten per dossier en rol, versleutelde opslag, een volledige audit trail en hosting op een locatie die u kiest, bijvoorbeeld binnen de EU, in lijn met de AVG.
Is de broncode van ons?
Dat kan. Het eigendom van de broncode leggen we vast in de overeenkomst, en de code kan volledig van u zijn, inclusief documentatie en tests.
Op zoek naar een breder overzicht? Bekijk onze juridische software.